Cómo usar iCloud Drive Folder Sharing en iOS 13.4 y macOS 10.15.4

Apple finalmente lanzó iCloud Drive Folder Sharing, por lo que es hora de ver si es la alternativa de Dropbox que prometió ser. Esto es lo que puede hacer con él y cómo hacerlo.

Apple finalmente le ha dado a iCloud Drive no solo la característica más importante que le faltaba, sino la característica que se prometió desde que iOS 13, iPadOS 13 y macOS Catalina se anunciaron por primera vez en junio de 2019. Ahora puede compartir un iCloud Drive completo. carpeta con otra persona. Eso significa que iCloud Drive ahora está funcionalmente a la par con Dropbox, al menos en papel.

Siempre ha podido compartir un solo archivo que ha almacenado en iCloud Drive. Si bien tomó un par de pasos, puede nominar a una persona con la que desea colaborar en ese archivo y luego invitarla a compartirlo con usted. Funcionó, funcionó bien, simplemente no fue de mucha utilidad.

Porque tenías que hacer esto con cada archivo por sí solo, compartiéndolo una y otra vez. Y tampoco fue satisfactorio porque todos los usuarios tenían que organizar sus archivos a su manera. Lo que queríamos, y lo que ha hecho que Dropbox sea tan exitoso, es la capacidad de nominar una carpeta y permitir que todos la usen.

Eso es lo que tenemos ahora. Una persona crea una carpeta y luego la comparte con cualquier otra persona que necesite. A partir de entonces, cualquier persona de ese grupo puede leer cualquier archivo que esté en la carpeta, y pueden agregarle archivos, también pueden eliminarlo.

Sin embargo, todavía se necesitan algunos pasos bastante engorrosos para comenzar.

Lo que necesitas primero

Tú y todas las personas con las que quieras compartir una carpeta deben ejecutar iOS 13.4, iPadOS 13.4, macOS Catalina 10.15.4 o posterior. A pesar de que usted es quien origina el intercambio y, por lo tanto, debe tener el sistema operativo que incluye iCloud Drive Folder Sharing, cada uno de sus colegas también lo necesita.

En teoría, todo lo que realmente requieren es una ID de Apple, y si no tienen una, se les solicita que la creen cuando les envías una invitación. En teoría, esto significa que podrían compartir su carpeta sin siquiera estar en una Mac o un dispositivo iOS, pero en la práctica nunca lo harán.

Donde Dropbox solo funciona en todas las máquinas, para compartir una carpeta de iCloud Drive con alguien que no tiene equipo de Apple, tendrían que seguir yendo a iCloud.com en su PC. Y simplemente no lo harán. Compare el inicio de sesión en un sitio web con la forma en que Dropbox se integra con todas las demás carpetas de su computadora.

Para todos los propósitos prácticos, iCloud Drive Folder Sharing es únicamente para usuarios de Apple.

Cómo usar iCloud Drive Folder Sharing en un iPhone, iPad o iPod touch

Comience en la aplicación Archivos en su iPhone o iPad.

  • Toque en Navegar
  • Escoger iCloud Drive en Ubicaciones
  • Busque la carpeta que desea compartir
  • Grifo Seleccione en la esquina superior derecha
  • Toca la carpeta
  • Toque en el Cuota icono en la parte inferior izquierda
  • Toque en el Añadir personas

La Añadir personas parte es fácil de perder porque está en la lista debajo de los íconos de personas con las que puede compartir, y debajo de la lista de aplicaciones a través de las que puede compartir. Pero es importante, porque es a través de esta opción que especifica lo que las personas pueden o no pueden hacer con la carpeta.

Seleccionar qué carpeta compartir

Seleccionar qué carpeta compartir

Se le recuerda que si comparte una carpeta, cambia lo que ya se haya configurado para esa carpeta. Si incluye un archivo que ha compartido anteriormente por sí mismo, por ejemplo, se le advertirá que compartir la carpeta completa podría significar que los colaboradores anteriores perderán su acceso.

No está claro por qué ese sería el caso, por qué un uso compartido de un solo archivo anterior no solo adoptaría la nueva configuración de uso compartido. O por qué no se le puede preguntar si desea informar al colaborador anterior. Sin embargo, al menos se le advierte, e iOS le dirá uno de los archivos afectados.

Elegir quién obtiene qué

Tapping Cuota, ahora abre el completo Añadir personas diálogo. Excepto que todavía no estás en la etapa de agregar personas. En cambio, obtienes opciones sobre cómo les dirás y qué podrán hacer una vez que compartas una carpeta con ellos.

Sin embargo, es extrañamente engorroso. Pensarías que si eliges permitir que cualquier persona con un enlace lea tu carpeta compartida, iCloud te dará el enlace para enviarlos.

Del mismo modo, podría pensar que antes de elegir con quién desea compartir una carpeta, tendrá que decidir si es de solo lectura o las personas pueden realizar cambios. El asunto de cómo invitas a alguien, ya sea por mensajes o por correo electrónico, por ejemplo, parece el último paso y, sin embargo, es lo primero que aparece en tu pantalla.

Aun así, ignora el pedido que propone Apple y en lugar de elegir cómo te gustaría enviar la invitación, primero ve a Compartir opciones debajo de eso.

Toca esto para establecer permisos. Puede permitir que alguien se limite a ver la carpeta, no a agregar, eliminar o cambiar archivos en ella. O puede darles acceso completo, eligiendo Puede hacer cambios.

También existe la posibilidad de permitir que se comparta exclusivamente con personas a las que haya invitado directamente, o con cualquier persona que tenga un enlace a la carpeta. Probablemente usará el primero con más frecuencia, y es el predeterminado, ya que eso significa que tiene control sobre quién tiene acceso.

Sin embargo, es posible que deba crear una carpeta compartida para todo su equipo, y si ese equipo cambia mucho, puede incluir el enlace en el correo electrónico de inducción de un nuevo miembro.

Luego toca Añadir personas en la parte superior izquierda para retroceder una pantalla y ahora elige cómo invitar a alguien. Las opciones para invitarlos son el conjunto regular de Mensajes, Correo, etc., aunque también tiene opciones que ver con las aplicaciones de terceros que tiene. Sin embargo, algo de eso parece extraño, ya que junto con los servicios de mensajería claros como WhatsApp y Slack, es posible que se le ofrezca la opción de enviar a través de la aplicación Kindle.

Aunque eso seguramente no hará nada, y es más una función de que esto se construya en la hoja Share regular de iOS, una vez que te acostumbras a la secuencia, tiene algo de sentido. Agregue personas, salte a qué acceso desea darles y luego vuelva a cómo desea invitarlos.

Excepto que esto funciona solo si realmente estás invitando a alguien. Si desea crear un enlace, es más difícil. Debe pasar por este proceso de invitar directamente a alguien y luego cancelarlo antes de enviar la invitación.

En serio. En la pantalla Opciones para compartir, toque Cualquiera con el linky luego vuelva a la página Agregar personas. Toque Mensajes, o cualquier cosa en realidad, y deje que iOS cree un mensaje que contenga la carpeta compartida. Ni siquiera se moleste en elegir a alguien a quien enviarle el mensaje, simplemente vuelva a salir de la aplicación Mensajes.

Y ahora, cuando vaya a Agregar personas, hay una opción para Enviar enlace. Toque en eso y vuelva a elegir cómo invitar a alguien, y es lo suficientemente confuso como para dar la vuelta a esto más de una vez antes de que se acostumbre.

Invitando a alguien

Ya sea que lo haya hecho a través de la pantalla inicial Agregar personas o que haya pasado por estos aros para obtener una Enviar enlace opción, a continuación, debe elegir cómo enviar una invitación a alguien. Toque Mensajes, Correo o cualquier otra opción.

Agregue la persona o personas que desee y toque el botón enviar. Tenga en cuenta que si ha hecho esto antes de configurar cualquiera de las Opciones para compartir, su destinatario tendrá acceso completo.

Finalizar compartir

Si se arrepiente de haberles dado acceso o si su proyecto compartido ha terminado, puede volver a Archivos y dejar de compartir.

  • Toque en Navegar
  • Escoger iCloud Drive en Ubicaciones
  • Busque la carpeta que desea compartir
  • Grifo Seleccione en la esquina superior derecha
  • Toca la carpeta
  • Toque en el Cuota icono en la parte inferior izquierda
  • Toque en el Añadir personas
  • Ahora, en lugar de entrar en el Añadir personas sección, tocando eso Añadir personas en su lugar, muestra los detalles del uso compartido existente. Por lo tanto, tendrá una lista de personas con las que está compartiendo y podrá aprovechar la oportunidad de lo que pueden hacer con la carpeta.

    Elegir con quién compartir su carpeta y qué pueden hacer con ella

    Elegir con quién compartir su carpeta y qué pueden hacer con ella

    Eso incluye cambiarlos de solo lectura a acceso completo, o eliminar su uso de la carpeta por completo. Del mismo modo, también puede seleccionar Deja de compartir aquí, y eso lo apaga para todos.

    Cómo usar iCloud Drive Folder Sharing en Mac o iCloud.com

    También puede configurar iCloud Drive Folder Sharing en la Mac, o a través de iCloud.com en un navegador. En ambos casos, el principio es el mismo. Usted establece los permisos, elige el método para invitar a las personas y luego selecciona quién recibe la invitación.

    En Mac, primero debe elegir iCloud Drive en la barra de navegación de la ventana del Finder y luego encontrar la carpeta específica que desea. En iCloud.com, comienza iniciando sesión y luego abriendo iCloud Drive.

    La letra pequeña

    Incluso si les da a todos acceso completo a una carpeta, sigue siendo el propietario, y esto significa un par de cosas. Primero, y quizás lo más importante, la carpeta solo ocupa espacio en su iCloud Drive. Si tiene un archivo de 1 GB en una carpeta que comparte, solo ocupa 1 GB de su espacio de iCloud, no para nadie más en su grupo compartido.

    Del mismo modo, usted es la única persona que puede eliminar toda la carpeta. Si un usuario compartido intenta hacer eso, si lo elimina en su Mac o dispositivo iOS, realmente simplemente elimina su acceso a él.

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    Por último, donde antes tenías que nominar específicamente cada uno de los archivos de Pages, Numbers o Keynote en los que querías colaborar, ahora es casi al revés. Cualquier documento de este tipo que esté en una carpeta que haya compartido, ahora es colaborativo y sus compañeros usuarios pueden trabajar con usted en ellos.

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