Ya sea que uses la aplicación Calendario de Apple o una poderosa alternativa de terceros, puedes mantenerte más organizado aprovechando múltiples calendarios. He aquí por qué, cuándo y cómo hacerlo.
Si deliberadamente se propuso crear terminología confusa, entonces no podría hacerlo mucho mejor que la palabra «calendario». La palabra «calendario» parece muy simple, pero se usa de muchas maneras diferentes.
Lo suficiente como para que también sea una razón por la que los nuevos usuarios de Mac e iOS no aprovechen al máximo la aplicación Calendario.
«Calendario» significa la aplicación que utilizas para colocar eventos y ver en qué día de la semana cae el 15 de diciembre. Pero también significa esos eventos, significa los datos que has ingresado en la aplicación.
Agregue el hecho de que puede tener múltiples conjuntos de datos diferentes y cada conjunto también se llama calendario, y tal vez no sea una sorpresa que la gente se dé por vencida.
Además, no es sólo el nombre lo que puede resultar confuso. Puedes terminar fácilmente perdiéndote eventos o haciendo doble reserva si no tienes cuidado con el uso de varios calendarios.
Aun así, dependiendo de a qué se dedica y de su equilibrio entre vida personal y laboral, tener varios calendarios es una bendición.
Para qué utilizas varios calendarios
Solo por el gran volumen de eventos como reuniones, lo más probable es que su calendario esté lleno de detalles laborales. Pero también estará el cumpleaños de tu pareja, si lo tienes, o las citas con el dentista. Y eso está bien.
Pero muchas reuniones de trabajo son recurrentes y continúan incluso cuando estás de vacaciones. Sentado junto a la piscina, es un poco menos divertido comprobar para qué noche son tus entradas para el teatro, cuando te recuerdan constantemente esas reuniones.
Entonces lo que puedes hacer es tener un calendario de Trabajo y otro de Casa. Mantenga sus reuniones en el calendario de Trabajo y luego, cuando esté fuera o sea solo el fin de semana, apague ese calendario.
Una vez que hagas eso, todo lo que verás será tu calendario de inicio con sus citas, nada más.
Luego, cuando vuelvas a la oficina, activa el calendario de Trabajo, apaga el de Casa y concéntrate. No es necesario que te des cuenta de que tienes una clase de cerámica el próximo martes por la noche, no cuando estás en el trabajo e intentas programar una reunión.
Cómo utilizar varios calendarios
Cada aplicación de calendario te permite hacer esto teniendo varios calendarios y activándolos y desactivándolos. Cada aplicación de calendario va un poco más allá y te permite crear conjuntos de calendarios.
Digamos que dirige el equipo de béisbol de su iglesia local. Podrías tener todos los juegos en su propio calendario deportivo.
Durante el horario de oficina, no tienes tiempo para pensar en eso, pero el fin de semana, puedes tener un juego que contenga tanto Deporte como Hogar. Con un solo clic, verás justo lo que necesitas y no lo que no.
Sin embargo, todo gira en torno a tener múltiples calendarios, y todas esas aplicaciones lo hacen aproximadamente de la misma manera que lo hace la aplicación Calendarios de Apple.
Cómo agregar un nuevo calendario en Mac
- Abra la aplicación Calendario de Apple
- Elegir Archivo, Nuevo calendario
- Si aparece una ventana emergente, elige iCloud
- Cuando aparezca un nuevo calendario en la lista de la izquierda, asígnale un nombre
Aparece la ventana emergente que incluye iCloud cuando tienes varias cuentas de correo electrónico y calendario con tus clientes. Si no tiene varias cuentas, o si hace esto en ciertas aplicaciones de terceros, es posible que tenga la opción de En mi Mac o iCloud.
Sin embargo, es mejor elegir iCloud, porque así el nuevo calendario definitivamente estará en todos tus dispositivos.
Cómo crear un nuevo calendario en iPhone o iPad
- Abra la aplicación Calendario
- Grifo Calendarios en la parte inferior de la pantalla
- Toque en Agregar calendario
- En la ventana emergente que aparece, elija nuevamente Agregar calendario
- Nombra el nuevo calendario
- Elige un color y si tienes varias cuentas, elige una)
- Grifo Hecho
En Mac, ahora que le has asignado un nombre a un nuevo calendario, también está seleccionado. Entonces, si agregas un nuevo evento, se asignará a ese nuevo calendario.
Por alguna razón, en el iPhone es diferente. No agregará automáticamente un nuevo evento al calendario que acaba de seleccionar.
Es una pena porque ahora mismo configuras uno de estos calendarios por primera vez y lo haces porque necesitas ingresar a un evento. Pero en el momento en que tengas incluso un calendario adicional, debes tener cuidado de ingresar los eventos en el calendario correcto.
Creando un nuevo calendario en iPhone
De forma predeterminada, cualquier evento que agregue a su mes aparecerá en cualquier calendario seleccionado en su Lista de calendarios. Si no puedes ver la lista, elige Vista, Mostrar lista de calendario.
Se resaltará el calendario seleccionado actualmente. También tendrá un color y, a medida que vayas a agregar un nuevo evento, verás ese mismo color en un menú desplegable en la parte superior derecha.
Si tiene su calendario de inicio seleccionado y crea un nuevo evento, irá al calendario de inicio, a menos que lo detenga. Para detenerlo, haga clic en el ícono de color en la parte superior derecha y aparecerá una Lista de calendario emergente.
Elija el calendario en el que desea colocar el nuevo evento y listo. Más tarde, si cambias de opinión, puedes volver al evento y cambiarlo a un calendario diferente.
Cuándo no deberías usar varios calendarios
Es martes por la tarde y el cliente con el que habías quedado para ver está atrapado en el aeropuerto, quiere reunirse esta noche. Podrías mirar tu calendario, ver que no hay nada en la lista para la noche y aceptarlo.
Pero solo mostrabas tu calendario de Trabajo, no el de Casa. Y ahora tal vez abandonarías tu clase de cerámica para ver a un cliente, pero ni siquiera sabías que estabas haciendo eso.
Décadas después de que se inventaran las primeras aplicaciones de calendario, todavía tenemos un problema central. Si ya programó las 19:00-21:00 para la cerámica los martes y luego programa las 19:00-21:00 para una reunión con un cliente en un calendario diferente, ninguna aplicación de calendario de Mac o iOS lo detendrá.
Lo que harán todos es mostrarte dos eventos marcados para el mismo tiempo, si esos eventos están en el mismo calendario o si tienes ambos calendarios mostrados.
Si corre el riesgo de hacer esto, entonces debería tener la aplicación Calendario de Apple que le muestre ambos (o todos) sus calendarios. Pero en ese caso, el propósito de tener múltiples calendarios se desmorona.
Puedes cambiar un evento de un calendario a otro
Lo que puedes hacer
Las aplicaciones de calendario de terceros tienen funciones que a veces ayudan a evitar superposiciones o reservas dobles como esta. Fantastical, por ejemplo, tiene una función que te permite crear horarios opcionales en los que puedes reunirte con los clientes.
Fantastical llama a estas vacantes y necesita que usted seleccione primero su calendario de casa y de trabajo. Entonces no programará una reunión que entre en conflicto con nada de eso.
Luego, Outlook 365 tiene muchas funciones de calendario, incluida la que le permite marcar esa lección de cerámica como simplemente «privada». Las dos horas se muestran como si no estuvieras disponible cuando tu equipo mira, y la programación automatizada de reuniones de Outlook no creará nada que entre en conflicto.
Pero para la mayoría de los usuarios de Mac, la mayor parte del tiempo, la forma de evitar reservas dobles cuando tienes varios calendarios es estar atento. Eso es bastante pobre cuando la razón por la que tenemos computadoras es para quitarnos ese trabajo pesado.
Sin embargo, si estás haciendo tantas cosas en tu calendario que no puedes ver el bosque por el estrés, poder activar o desactivar varios calendarios puede ser de gran ayuda.
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